Les systèmes dédiés à la visioconférence et à la web conférence
Désormais, pour les entreprises, une bonne stratégie économique implique de rentabiliser au maximum le temps de ses collaborateurs, en amenant notamment ces derniers à communiquer et collaborer entre eux et leurs clients, le plus efficacement possible. Or, entre le télétravail et les voyages d’affaires, il n’est pas toujours simple de réunir chacun autour d’une même table pour faire le point sur une situation, et encore moins pour travailler sur un projet commun.
Pour pallier cette difficulté, la plupart des sociétés, quelle que soit leur taille, ont recours à des systèmes de « communication unifiée ». Ces derniers regroupent divers composants, comme l’audio, la vidéo, la téléphonie, les réseaux et toutes sortes de périphériques (tablettes, Smartphones, tableaux interactifs…). Le but étant de permettre aux collaborateurs d’échanger entre eux, en s’affranchissant des distances, pour gagner du temps et de l’argent (limitation des déplacements et des coûts qui leurs sont liés), et bien sûr, être plus efficaces (prises de décisions plus rapides).
Dans ce contexte, les entreprises ont le choix entre deux grands types de dispositifs : la visioconférence et la webconférence. Si l’une et l’autre présentent des similitudes dans leur finalité, elles se distinguent toutefois au niveau de leurs fonctionnalités plus ou moins avancées selon les cas. L’adoption de telle ou telle solution dépendra donc des objectifs précis de chaque entreprise en matière de communication entre ses collaborateurs et ses équipes.
1. La visioconférence
Lancée vers la fin des années 1980, la visioconférence est la solution la plus ancienne, et encore actuellement la plus utilisée. Elle associe l’audio et la vidéo, et utilise le réseau Internet ou les lignes téléphoniques, pour permettre à deux « points » minimum (personnes ou groupes de personnes), de se voir et de se parler en face-à-face, tout en étant distants.
Au niveau du matériel, la configuration comprend :
– un ou plusieurs écrans grand format,
– autant de caméras de haute qualité pour assurer le meilleur confort visuel,
– un système audio de type « pieuvre » pour capter et retransmettre les voix des participants,
– un boîtier de contrôle pour piloter l’ensemble.
Précisons que le dispositif requiert également un réseau sécurisé (pare-feu, vpn), avec une bande passante suffisante, pour avoir une excellente qualité de transmission, base d’une réunion réussie.
Plusieurs sociétés se sont spécialisées dans la commercialisation de ces systèmes dédiés à la visioconférence.
Parmi les grands ténors du marché, l’américain Polycom est certainement l’un des plus emblématiques. Ainsi, depuis les années 1990, et les réunions téléphoniques sur haut-parleur, le groupe n’a jamais cessé d’innover dans le domaine de la collaboration vidéo, donnant lieu à des centaines de brevets et des solutions adaptées à tous les domaines d’activité, depuis la finance et l’administration, jusqu’à l’enseignement, en passant par la santé, avec notamment des dispositifs assurant la télémédecine. Ses multiples solutions de collaboration vidéo sont désormais utilisées dans les plus grands groupes internationaux.
De son côté, Lifesize, une autre firme américaine, fondée en 2003 et rattachée à Logitech depuis 2009, s’est illustrée en lançant la visioconférence haute définition (HD), ultra simple à utiliser et d’un excellent rapport qualité/prix. Idéale pour les petites et moyennes entreprises, limitées par leur budget, mais désirant pouvoir compter sur un dispositif fiable et de qualité.
Parfaite pour s’affranchir des distances, se voir et se parler d’un bout à l’autre de la terre, la visioconférence est cependant inadaptée lorsque l’on souhaite pousser un peu plus la collaboration. En effet, si ses fonctionnalités de base incluent de pouvoir présenter un document à tout l’auditoire, elles ne permettent pas de le partager, ni de le faire modifier par les participants, et encore moins de l’enregistrer, puis de l’archiver. Dans ce cas précis, la webconférence s’avère être la solution la plus appropriée.
2. La webconférence
Cette seconde solution, qui fonctionne sur le principe des réseaux sociaux, permet de mettre en relation un plus grand nombre de personnes. Par ailleurs, elle mise beaucoup plus sur l’interactivité, le partage de documents, et globalement, le travail collaboratif en équipe (notion de projet impliquant divers intervenants à divers endroits).
La webconférence utilise principalement une solution logicielle, qui est hébergée, soit directement en entreprise (Microsoft Lync, IBM Sametime…), soit dans le « Cloud » (WebEx, Genesys, Join.Me…).
Côté matériel, elle s’appuie en partie sur l’existant. Ainsi la configuration basique comprend :
– un ordinateur,
– une webcam, comme celles proposées par le suisse Logitech, leader sur le marché,
– un micro intégré à l’ordinateur ou dans un casque,
– des enceintes intégrées à l’ordinateur ou séparées, reliées au dispositif par
Bluetooth ou wifi.
Finalement, il s’agit d’un système de visioconférence (audio et vidéo), auquel ont été ajoutées des « briques » ou modules proposant un certain nombre de fonctions avancées, comme la gestion des plannings, le partage d’écran et de documents, la prise de contrôle de l’écran à distance, l’enregistrement, le podcast… Evidemment, les fonctionnalités peuvent varier d’un prestataire à l’autre.
